Встреча гостей преодолевает возможные многочисленные не­урядицы. Ее завершает регистрация. Однако и здесь могут быть организационные просчеты. В маленьких гостиницах регистрацию осуществляет портье в единственном числе, он оформляет доку­менты, проверяет туристские формальности, держит связь со служ­бой номерного фонда. Такое обилие служебных обязанностей сдер­живает расселение туристов, усложняет подбор компаньонов для проживания в номерах, увеличивает беспокойство приезжающих.

Как показывает практика, число портье должно быть очень под­вижным, оно определяется составом и периодичностью потоков. Как известно, скопление людей у регистрационных окон, возник­новение очередей — это большой организационный недостаток;. Гостиницы в составе туристской фирмы должны обладать полней­шей информацией о сроках прибытия гостей, и поэтому все свои действия направлять на преодоление скученности. Известно, что профессионализм организаторов гостиничного хозяйства отлича­ется тем, что в нем все определяется предусмотрительностью, про­филактическими устремлениями, преодолением случайности до минимума. Сохранение очередей из-за недостаточности персона­ла — это условия для наращивания психоза, разбалансирования биополя, нестабильности социального настроения. Пространство вокруг нас — это категория социально-психологического, культур­но-организационного порядка, которая формирует личностную счастливость. Всякое урезание социального пространства обрета­ет пагубное значение, оно порождает психологический дискомфорт, ввергая нас в зону ненужного риска. Гостиничное хозяйство по сво­ей организации создает образец обустройства и безопасности лю­дей. Проведенные часы, дни в гостинице обеспечивают душевное спокойствие с зарядом бодрости.

Достижение такого уровня обслуживания обусловлено службой управления номерным фондом. Ее организационные принципы: предупредительность и оперативность. Важное значение в раскры­тии таких требований приобретает базовое понятие — срок прожи­вания. Данная нормативная категория является определяющим звеном в социально-культурном и экономическом планах. В пери­од перегруженности, когда номера бывают заняты полностью, эта служба должна работать особенно слаженно и последовательно. Малейшие сбои в этом процессе могут привести к конфликтным ситуациям. Возникает психологическое напряжение, отягощающе­еся напряженным ожиданием окончания пребывания.

Другая сторона данного явления связана с экономическим уро­ном. Здесь возможна перегрузка обслуживающего персонала в об­работке номеров для новых туристических групп, возникает тороп­ливость и низкое качество их уборки, снижение необходимой профилактики в эксплуатации санитарно-гигиенического обору­дования.

Служба по сохранению и обслуживанию номерного фонда для достижения своей оперативности и мобильности исходя из норма­тивных требований должна знать: слабая профессиональная подго­товка ведет к организационно-профилактическим ошибкам, снижает престижность гостиницы, увеличивает стихийность в обслужива­нии. Слабая осведомленность по периодичности заселения при­водит к ошибкам в распределении номеров, создает дефицит их обустройства, увеличивает износ оборудования (скрип двери, ис­порченность замков, недостаток стульев, теснота интерьеров, скрип половиц).

Служба номерного фонда в большой степени должна владеть и овладевать гибкими социальными технологиями. Она является первоначальным организационным звеном между службой гости­ницы (агентом) и клиентами. Она незамедлительно разрешает не­предвиденные ситуации, причины которых мало кому на этом эта­же интересны. Может возникнуть ситуация, когда туристы прибыли раньше, чем их ждали, и, хотя места для них забронированы, но еще не подготовлены. Другая ситуация: дефицит комплектов бе­лья, перегруженность работой горничных, болезнь определенных служащих, авария на трассе водоснабжения, отключение электро­энергии. В данных ситуациях служба номерного фонда должна быть готова к ослаблению психологического напряжения, обладать ре­зервным оборудованием. Ссылки на объективность, на отсутствие возможностей только могут усилить нервное состояние прожива­ющих. Социальные технологии в обслуживании посетителей гости­ниц раскрывают свою направленность через сохранение сил и впе­чатлений у туристов. Их кратковременное пребывание в гостинице не допускает ощутить ожидаемый результат в отдаленное время. Организационная грамотность службы номерного фонда — это лицо умелого руководства, где исключается принцип «на пределе возмож­ного». Объекты обслуживания службы номерного фонда представ­ляют динамичную, импульсивную ситуацию, которая в любое вре­мя суток требует достижения покоя и радости по принципу «здесь и сейчас».